Organize-se para aproveitar melhor o tempo e ser mais eficiente no trabalho

No mercado competitivo é comum a prática de ficar além do horário.Especialistas dizem que com planejamento é possível ganhar tempo.

Marta Cavallini Do G1, em São Paulo Um dos maiores desafios que os profissionais têm de encarar atualmente é desempenhar todas as tarefas dentro do horário programado. No mercado de trabalho competitivo é comum a prática de ficar além do horário, fazer as refeições no escritório e se sentir sobrecarregado de atividades.

Mas, segundo especialistas em gestão do tempo, com planejamento, organização e senso de prioridade é possível trabalhar de forma eficiente e em menor tempo. Para Christian Barbosa, diretor executivo da consultoria de gestão do tempo Tríade do Tempo, para conquistar mais tempo no escritório são necessários planejamento pessoal, organização (de papéis, pastas, e-mails e até de conhecimento), definição clara de objetivos e conscientização da equipe.

“Trabalhar demais não tem nada a ver com usar o tempo corretamente. Aquele profissional que é muito requisitado e que vive fazendo alguma coisa nem sempre é o que tem mais resultado. Ele age muito, mas evolui pouco. Os resultados podem até aparecer, mas com menor freqüência e menos intensidade”, diz.

Imprevistos

Segundo Barbosa, é necessário planejar a semana, priorizar diariamente o que se deve fazer e reservar de duas a três horas para eventuais imprevistos. “Quanto mais você se planejar, menos urgências terá no seu dia, e as situações fora da programação serão menos frequentes”, explica. Além disso, segundo ele, a falta de foco precisa ser combatida para que o dia seja mais produtivo. Barbosa menciona uma pesquisa feita nos EUA que mostrou que um profissional só consegue permanecer focado em uma tarefa por no máximo 11 minutos até que o telefone toque. E ele só volta a atenção àquela atividade cerca de 25 minutos depois.

“Isso pode levar a uma perda de até duas horas diárias devido à falta de foco e, consequentemente, acabada gerando uma desorganização no trabalho”.

Para ele, os chefes têm papel importante na organização. “A chefia deve colaborar para que a equipe consiga administrar melhor o tempo e ter a consciência de que existe uma prioridade e que ela tem o poder de alterar essa prioridade e entender o que pode ou não ser adiado para outro dia”, diz. Agenda O consultor português Pedro Trindade, especialista em gestão do tempo, recomenda que as atividades previstas para o dia seguinte sejam organizadas numa agenda no dia anterior e que seja reservado 20% do tempo para os imprevistos. Segundo ele, as empresas devem reconhecer que os funcionários têm vida fora do escritório e que só por meio do equilíbrio entre trabalho e lazer todos se sentirão motivados e produtivos. “Não se deve prolongar excessivamente o horário de trabalho quando efetivamente não existe justificativa para isso”, comenta.

'Ladrões do tempo'

Mario Persona, consultor e professor de estratégias de comunicação e marketing, diz que o profissional deve ter cuidado para evitar os “ladrões do tempo”, ou seja, aquelas atividades que parecem consumir pouco tempo, mas que somadas roubam uma fatia significativa do dia. “A leitura do e-mail é um exemplo. A pessoa deve ter um filtro anti-spam e sempre se policiar para resistir à tentação de abrir todas as mensagens, o que pode consumir boa parte do dia de trabalho”.

Ele ressalta que o costume de “abraçar” todas as situações fora da programação faz a pessoa acumular trabalho.

“É necessária a capacidade de avaliar o valor, a importância e a urgência das coisas antes de mergulhar de cabeça nelas." Outra habilidade a ser desenvolvida, afirma, é a de saber dizer "não”.